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La Direction des Systèmes d’Information est un acteur incontournable de la transformation numérique. Elle doit également donner l’exemple et s’appliquer à elle-même les principes et les méthodes qu’elle s’efforce de promouvoir au sein de l’entreprise. Pour piloter le portefeuille de projets dont elle a la charge, pourquoi ne pas faire levier sur les outils numériques et s’appuyer sur une plateforme collaborative comme ECDYS OpenLab™ ?


La Direction des Systèmes d’Information est un acteur incontournable de la transformation numérique


La DSI a un positionnement privilégié au sein de l’entreprise en jouant deux rôles complémentaires :

  • un rôle opérationnel lorsqu’il s’agit de mettre à disposition des métiers de façon fiable et rigoureuse les solutions informatiques qu’ils attendent.
  • un rôle stratégique aussi puisqu’il lui incombe de recueillir les besoins, voire de les anticiper, pour enrichir en permanence son portefeuille de services.

Ce dernier rôle prend une importance particulière à l’ère de la transformation numérique. On attend de la DSI qu’elle soit un éclaireur tout autant qu’un bras armé pour permettre à l’entreprise de se ré-inventer et mettre en oeuvre des solutions innovantes.

Or ce rôle s’est parfois effacé au profit de l’impératif de qualité. C’est pourquoi la DSI, pour gagner en légitimité, doit retrouver une image innovante. Elle doit reconstruire une relation moins normative et plus prospective avec les directions métiers. Et c’est justement sur ce terrain qu’une plateforme d’intelligence collective peut l’aider !


La DSI doit – elle aussi – miser sur l’intelligence collective et, pour donner l’exemple, s’appuyer sur une plateforme collaborative


Comment la DSI peut-elle corriger son image trop normative ? Ce rôle reste bien sûr nécessaire mais il sape sa légitimité dès lors qu’il s’agit d’innover !

Cette reconquête passe par une réinvention des relations qu’elle entretient avec les métiers. En s’appliquant à elle-même les nouveaux modes de fonctionnement collaboratifs que permet le numérique et en s’appuyant sur une plateforme !

La mission d’une plateforme collaborative est de pouvoir mobiliser des communautés de toute taille pour relever des défis complexes depuis la génération d’idées jusqu’à la mise en œuvre des solutions.

Pour une DSI, l’intérêt se situe à deux niveaux distincts de sa chaîne de valeur.

1°) En amont, lors de l’expression des besoins en mode collaboratif et du co-pilotage du portefeuille de projets.

2°) Plus en aval, pour piloter de façon massivement participative le développement puis la mise en oeuvre de la solution.

Dans cet article, nous nous attachons à définir et illustrer le premier point.


Une plateforme collaborative permet un pilotage dynamique du portefeuille de projets


Dans un environnement changeant, l’agilité est indispensable. Le pilotage de projets ne peut plus reposer sur des cycles de décision annuels (budgétaires) ni même bi-annuels. Le pilotage en continu doit être la règle !

Piloter son portefeuille en continu de projet permet :

  • de réduire les cycles de développement
  • de fédérer les efforts des différents acteurs impliqués
  • maîtriser l’avancement des projets les uns par rapport aux autres en prenant en compte les aléas
  • jouer à plein la concourance des activités
  • caler les prises de décision sur les paliers d’investissement inhérents à chaque projet
  • éviter les retour en arrière inutiles
  • capitaliser sur les expériences

Une plateforme collaborative permet de co-construire et co-piloter le portefeuille de projets


Par expérience, le chemin qui va de l’expression d’un besoin isolé au projet prêt à être mis en oeuvre est complexe et « non linéaire ». Une première rédaction du besoin est formulée mais, pour donner lieu au lancement d’un projet, a besoin d’être précisée et enrichie avec toutes les parties prenantes, en collaboration avec la DSI.

cycle idee projet

Les besoins peuvent se contredire ou au contraire se compléter et se combiner.

Il est important de distinguer les besoins critiques des besoins de confort.

Enfin, la mise en priorité des projets entre eux, à tous les stades d’avancement est une tâche difficile qui ne saurait être déléguée à une seule fonction de l’entreprise et qui nécessite la mise en place d’un processus de décision rigoureux.

De la qualité de ce dialogue dépend la capacité d’une entreprise à se remettre en question, à intégrer les contraintes multiples, et à mettre en mouvement l’ensemble des acteurs concernés.

La DSI joue un rôle clé dans la facilitation de cet « échange à plusieurs » pour accoucher d’une vision stratégique partagée et co-piloter le portefeuille de projets qui en découle.


Grâce à une démarche en 4 grandes étapes, itérative et bien outillée


processus

1°) Dans la phase d’expression des besoins, chaque projet est clarifié, décrit et analysé en concertation avec les métiers concernés.

2°) Le mur des projets est accessible par tous en permanence, dans sa version la plus aboutie pour que chacun puisse le commenter, l’enrichir et éventuellement le corriger. C’est la phase de pré-qualification.

mur des projets

3°) Les projets les plus ambitieux font l’objet d’une étude approfondie. De nombreux canevas prêts à l’emploi guident et structurent cette analyse : Value proposition Canvas, Canevas stratégique Océan bleu, Lean Startup, Business Model generation, Expérience utilisateur, Carte socio-dynamique …

L’exemple ci-dessous est issu de la méthode MAREVA promus par le SGMAP. Il permet d’analyser, pour chaque projet, la valeur pour les métiers et pour le SI, identifier les inducteurs de coût et de gain pour dégager un bilan économique.

bilan économique

Sur la base de ces études, chaque projet fait ensuite l’objet d’une évaluation multi-critères rigoureuse.

4°) Le Comité de décision peut alors  arbitrer et mettre en priorité les projets en toute connaissance de cause. ECDYS OpenLab™ offre de nombreux outils de visualisation du portefeuille de projets pour éclairer ses choix.

portefeuille projets

En conclusion, cette nouvelle pratique de co-pilotage du portefeuille des projets informatiques illustre de façon très concrète la façon dont le numérique bénéficie à une activité clé de la DSI et la met en avant :

  • La collaboration est encouragée et permet d’impliquer de nombreux acteurs de l’entreprise, indépendamment de leur fonction ou leur localisation géographique
  • Elle apporte plus de réactivité en raccourcissant les cycles de décision et en gérant les priorités au plus près des besoins
  • Elle permet la transparence des décisions : les dossiers projets sont documentés et mis à jour en continu et accessibles à tout moment
  • L’image de la DSI en sort renforcée grâce à une meilleure écoute et prise en compte des besoins des métiers, plus de réactivité et plus de légitimité pour encourager l’innovation au sein de l’entreprise

Si cet article vous a intéressé, vous pouvez nous contacter et demander une présentation personnalisée ainsi qu’une démonstration de la plateforme ECDYS OpenLab™.