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Conçue pour accompagner le développement des offres depuis l’exploration jusqu’à la mise en oeuvre des solutions, ECDYS OpenLab™ se pose comme une approche très efficace au service du marketing de la DSI pour permettre d’anticiper les besoins et co-construire les solutions avec les directions métier.

La diffusion des technologies web, l’émergence du cloud et des applications en SaaS ouvrent le monde et les perspectives de tous ; en particulier, les directions métiers peuvent aujourd’hui de se projeter facilement dans la mise en oeuvre de nouvelles offres technologiques et applicatives.

Dans ce contexte, les directions informatiques sont très impactées et « attendues au tournant », étant naturellement en première ligne pour répondre – rapidement – à un nombre toujours croissant de nouvelles exigences :

  • Conseiller les directions métiers dans leurs choix technologiques
  • Tirer parti des espaces numériques pour optimiser les processus
  • Insuffler l’innovation dans l’entreprise pour anticiper les attentes des clients,
  • Améliorer la gestion de l’information pour soutenir la prise de décision

La direction générale attend du DSI qu’il soit un visionnaire dans le domaine de l’IT et des activités des startups, qu’il propose et mettre en œuvre une stratégie déterminée par le secteur d’activité, et alignée avec celles des métiers.

Concrètement, les défis à relever sont de taille :

  • Comment garder (ou prendre) l’initiative dans un rôle de force de proposition ?
  • Comment construire un portefeuille de projet priorisé en collaboration avec les directions métiers ?

 

L’offre ECDYS OpenLab™ d’intelligence collective est un formidable levier au service des organisations IT. Il s’agit pour le DSI renouveler les conditions du dialogue avec les directions clientes tout en en appliquant une démarche de transformation numérique à son propre métier.

ECDYS OpenLab™ offre une approche éprouvée et un environnement numérique dédiés à l’organisation des parcours organisés d’innovation tirés par les finalités associant les collaborateurs des directions métiers qui utilisent les services et technologies de la DSI.

Avec ECDYS OpenLab™, l’entreprise dispose d’un outil puissant pour faire directement contribuer les collaborateurs à l’élaboration et à la concrétisation d’une stratégie SI partagée.

En animant des défis collaboratifs sur des thématiques ciblées, en coordination avec ses directions clientes, la DSI, peut ainsi :

  • Partager à large échelle et de façon pédagogique des visions technologiques
  • Faire s’exprimer les collaborateurs et collecter des points de vue riches et partagés
  • Identifier des tendances, faire émerger des besoins
  • Hiérarchiser des possibles, mettre en priorité des demandes
  • Approfondir les enjeux réels et la faisabilité technico-économique de certains projets
  • Co-construire les solutions
  • Identifier les conditions de mise en œuvre, préparer le terrain …
  • Organiser des retours d’expérience et capitaliser à très grande échelle sur la mise en œuvre de nouveaux produits et services …

L’approche s’applique en amont des projets

Etre en prise directe sur l’évolution des besoins et des contextes des métiers permet de détecter des tendances, anticiper, faire émerger des sujets sur lesquels engager le sourcing ou le développement de solutions.

C’est par exemple le cas de notre client DENTONS, cabinet d’avocats d’affaires leader au plan mondial, qui a invité les 1.800 avocats et staff des 18 bureaux européens à exprimer leur vision idéale de l’intranet et du système de knowledge management.

Le choix de cette thématique ne s’est pas fait au hasard : dans ce secteur, le partage de contenu et la gestion des connaissances sont essentiels pour la performance, la productivité et la qualité du service : réutilisation des productions existantes, accélération de la capacité d’apprentissage des nouveaux arrivants, amélioration de la prise de décision, mobilisation des personnels …  Ainsi l’intranet et le système de knowledge management sont clés dans la performance économique et constituent le cœur du système d’information métier.

Dans un premier temps, plusieurs centaines de propositions de terrain, riches de commentaires et d’approfondissements, ont été synthétisées en une quarantaine de concepts de fonctionnalités par la DSI. Ces propositions de fonctionnalités ont ensuite été approfondies et hiérarchisées par les collaborateurs eux-mêmes. Au terme d’un parcours total de 12 semaines, la DSI a pu disposer d’une road map priorisée pour instruire la décision de refonte du SI métier auprès du plus haut niveau de management. Au-delà de ce résultat très tangible, la certitude, partagée par l’ensemble du management des bureaux et fonctions transverses, d’avoir beaucoup contribué à faire progresser la culture numérique dans l’entreprise. Soulignons que DENTONS Europe a été félicité aux Most Innovative Law Firms 2016 dans la catégorie « Innovation in culture, brand and strategy » au titre de cette initiative.

Vous avez dit « alignement budgétaire ? 

Un autre exemple d’alignement des métiers sur une roadmap commune nous est fourni par une filiale du groupe Saint Gobain représentée dans plus de 80 pays. Le projet de refonte du site web, porté par le Corporate, intègre une partie mutualisée entre tous les pays, et des sous-espaces dédiés pour permettre à chaque pays d’adapter la présentation son offre à son contexte local spécifique. Le choix entre les différentes maquettes en compétition, impliquant chacune des architectures et des coûts différentiées, a été instruit via une campagne de crowdfunding interne invitant les services des différents pays à financer les parties spécifiques directement sur leur budget.

Co-construire les solutions 

L’approche ECDYS OpenLab™ s’applique également aux projets eux-mêmes … A titre d’illustration, la DSI d’ENGIE Ineo a pour sa part organisé un grand défi collaboratif associant les directeurs d’agence et les chargés d’affaires des 800 agences des réseaux Ineo et Endel à s’exprimer de façon collaborative sur leur vision de « L’Agence de demain » et la contribution des technologies numériques à l’évolution de leurs métiers. Cette étape s’est notamment accompagnée d’une meilleure connaissance et découverte par la DSI de la réalité des agences. Mais cela ne s’est pas arrêté à la collecte des idées et à la consolidation d’une road map : le parcours a été organisé de bout-en-bout avec l’objectif de sélectionner et de co-développer de nouveaux services technologiques à mettre au catalogue de la DSI. Une équipe de projet interne, en charge du développement d’un service dispose de son propre espace collaboratif pour d’une part héberger ses travaux, mais pour faire participer les collaborateurs métiers aux choix et développement des solutions en partageant les scénarios et options possibles pour recueillir leurs avis et réactions pour orienter les choix. A titre d’exemple, entre deux options d’architecture, quel surcoût est prêt à consentir le directeur d’agence pour avoir la plus performante ?

Et en aval des projets … 

Partant de cette première expérience, la DSI d’Inéo souhaite maintenant inscrire l’approche ECDYS OpenLab™ de façon systématique dans sa démarche d’accompagnement du cycle de vie de ses produits et services. L’idée est en particulier d’organiser le dialogue avec les utilisateurs en aval du déploiement des projets afin d’accompagner la mise en œuvre de nouvelles technologies pour en affiner les usages et formaliser les bonnes pratiques et accompagner leur partage entre les utilisateurs.

Un grand merci à Patrick EYMARD, DSI Adjoint de ENGIE Ineo et Endel ENGIE pour son témoignage dans la mise en oeuvre de l’approche et de la plateforme ECDYS OpenLab™ au bénéfice de la DSI.