La conduite d’un projet de transformation et le numérique ?

La conduite d’un projet de transformation a-t-elle changé à l’ère du numérique ?

L’environnement business est aujourd’hui extrêmement volatil et incertain. Renforcer sa compétitivité, trouver de nouveaux marchés, s’internationaliser, s’adapter aux nouveaux usages des clients, participer à la révolution numérique, autant de raisons qui poussent les entreprises à se transformer en profondeur ! Mais quels sont les facteurs clés de succès et les méthodes de conduite de changement les plus efficaces ? Les outils numériques ont-ils réellement changé nos méthodes de conduite de projet ?

En matière de projet de transformation, les approches ont certes évolué ces dernières années en puisant une nouvelle inspiration dans l’écosystème de l’innovation et des startups. Les évolutions reposent sur deux grandes tendances :

La première tendance consiste à adopter une logique « Design thinking », fortement centrée sur l’utilisateur et avec le regard créatif et holistique du « designer » (comment mon produit/service va être utilisé) plutôt que celui de l’ingénieur (comment mon produit/service doit être conçu). Cette approche s’applique à tout projet de transformation.

La seconde tient au fait que l’on sort du paradigme « bon du premier coup » pour privilégier une grande agilité, une méthode expérimentale, faite d’essais, d’erreurs et de pivots ainsi que le décrit Éric Ries dans son célèbre « Lean Startup ».

Cependant, au-delà de ces grandes tendances, si on regarde les méthodes et outils utilisés, ceux-ci n’ont pas fondamentalement changé : Audit confié à des consultants sur la base d’interviews et de benchmarks, animation de groupes de travail pluridisciplinaires en cascade, organisation de séminaires de travail à plus ou moins grande échelle pour tenter de mobiliser le maximum de personnes et prendre en compte toutes les facettes du problème.

Or, c’est bien connu, le succès d’une transformation systémique dépend de la forte implication de l’ensemble du personnel. Les paramètres à changer sont si nombreux qu’il est impossible de confier le projet de changement à une équipe restreinte, en charge de l’analyse de l’existant, la définition de la cible, l’élaboration et le pilotage des plans d’action.

Le maître mot pour réussir un projet de transformation, c’est le collaboratif ! Il est en effet indispensable que chacun comprenne bien l’ambition et s’approprie tant la cible que la trajectoire pour y parvenir. De même, il est très important de s’assurer à tout moment que l’ensemble des dimensions d’un sujet ont bien été appréhendées, et que la diversité des environnements a été prise en compte.

Et c’est là où les outils numériques apportent une valeur ajoutée et une puissance incomparable. Ils permettent une démarche « massivement collaborative » de bout en bout, depuis le design de la solution jusqu’à sa mise en œuvre. En effet, si l’on est capable de faire participer tous les collaborateurs au projet, à des degrés divers, on comprend aisément l’immense potentiel que cela représente !

Quelle sont les bénéfices d’une plateforme collaborative dans la conduite d’un projet de transformation ?

L’intelligence collective est un formidable levier de transformation de l’entreprise, dans la mesure où les collaborateurs sont tous placés en situation d’être acteurs et vecteurs du changement, en contribuant à toutes les étapes du projet. Et la plateforme collaborative est l’outil privilégiée de l’intelligence collective.

Dès le lancement de la démarche, un tel dispositif permet de partager largement les orientations afin de mobiliser les salariés sur la stratégie, l’organisation, les processus, la vie de l’entreprise. Chacun peut s’exprimer, témoigner sur la situation actuelle, partager ses avis, ses expériences, ses points de vue, ses idées sur la cible. Une dynamique est lancée : Toute contribution en appelle d’autres en réaction, pour progressivement élaborer un tout.

Lors de l’élaboration de la cible, le recours à une plateforme digitale abolit les frontières entre départements, contribue à casser les silos et développe la motivation et la coopération à tous les niveaux. Le fait de placer le personnel en situation de co-créer les solutions permet non seulement d’aller au fond des choses pour réinventer de nouvelles façons de travailler en repensant les processus dans les moindres détails, mais également de faire la démonstration d’un management responsable et équitable.

Enfin, dans la phase de mise en œuvre, lorsque des solutions ont été identifiées et arbitrées par le management à tous les niveaux, l’intelligence collective permet de les expérimenter, de les parfaire en les confrontant au terrain et en organisant un retour d’expérience en continu. L’appropriation des solutions se trouve ainsi renforcée.

Toutes ces possibilités confèrent à la conduite du changement une nouvelle dimension !

Pour autant, l’utilisation d’une plateforme collaborative est-elle en opposition avec les méthodes de travail traditionnelles en « présentiel » ?

La réponse est évidemment non ! Les deux approches se conjuguent et se renforcement mutuellement. Chacune a des avantages spécifiques qu’il s’agit d’exploiter au mieux.

Des temps forts en « présentiel » de type séminaires, ateliers ou groupes de travail sont indispensables pour rythmer et jalonner le projet. Ils sont irremplaçables en termes d’efficacité dans les processus créatifs et la motivation du personnel.

Avantages spécifiques : Ils permettent de bien expliquer la démarche d’ensemble, donner le ton, relayer la parole du management, bien organiser le travail de chacun. Ils contribuent à instaurer plus de convivialité aux échanges et permettent de conduire des analyses collectives riches et approfondies. Le plus souvent, des outils « low tech » mais très visuels et très intuitifs sont suffisants. Si besoin, il est possible d’utiliser en séance des outils digitaux comme des applications de votes ou des tableaux de post-it virtuels, sachant que leur utilisation se cantonne à l’espace-temps de la réunion.

Inconvénients : Après avoir vécu un moment intense et avoir eu le sentiment de contribuer efficacement, le soufflet peut vite retomber une fois la réunion terminée. Pour prolonger l’exercice, il est nécessaire de reprendre toute la matière produite, la documenter, la diffuser aux participants et faire beaucoup d’effort pour relancer la machine. Enfin, le coût et la logistique des réunions de travail augmentent exponentiellement avec la taille de la communauté à mobiliser et au-delà d’un certain nombre, c’est physiquement impossible !

Une plateforme digitale permet de combler la plupart des lacunes du dispositif traditionnel : Elle permet de mobiliser des milliers de personnes, partout dans le monde, et sert de fil rouge à la démarche, avec un accès en temps réel aux contributions de tous, aux synthèses et aux décisions.

Avantages spécifiques : Une plateforme numérique permet de démultiplier la force de frappe et engager une démarche massivement collaborative ! Tout le monde a la possibilité de s’exprimer où qu’ils soit et quand ils veut. Si certains sont plus à l’aise avec l’oral, d’autres sont plus timides et trouvent dans l’écrit un moyen d’expression qui leur convient. Sur une plateforme collaborative, on peut aller plus en profondeur, revenir sur des décisions un peu hâtives prises en réunion ou les argumenter en profondeur, avec à l’appui des documents ou des liens vers des informations utiles.

Des relations interpersonnelles se nouent de façon spontanée entre des personnes très éloignées dans tous les sens du terme : éloignement géographique, éloignement culturel ou éloignement métier. Même si les ressorts sont différents, le côté convivial est aussi bien présent : les contributions sont encouragées et peuvent être récompensées par des points : Changer devient un jeu ouvert à tous !

Inconvénients : Les contributions peuvent partir dans tous les sens et ont besoin d’être structurées, modérées, disciplinées. Les échanges se font de façon asynchrone, rendant plus difficile l’exploration d’un sujet pointu et complexe. Sur une plateforme digitale, une mauvaise ergonomie peut être un frein important, tout comme l’accès au réseau internet s’avérer un vrai problème dans certaines situations !

Notre approche de « transformation augmentée » combine les points forts des deux approches

Ecdys rassemble des consultants aguerris qui ont conduit de grands projets de transformation dans de grands groupes internationaux de secteurs différents. Nous avons par ailleurs développé une compétence spécifique dans le domaine du management de l’innovation. Nous avons accompagné nos clients dans le cadre de l’élaboration de nouvelles offres dans des environnement compétitifs, en utilisant très tôt les approches qui se sont imposées sur le marché : Design thinking, Lean startup, Business Model Canvas, Océan bleu. Après avoir conduit un benchmark complet sur les pratiques collaboratives et l’open innovation pour un grand constructeur automobile, nous avons mis notre expérience à profit pour concevoir un modèle de maturité innovation qui permet d’identifier les pratiques à mettre en œuvre pour instaurer dans une entreprise une véritable culture de l’innovation et bâtir les plans d’action pour y parvenir.

En 2005, conscients de l’importance de s’appuyer sur des outils numériques pour développer des approches massivement collaboratives, nous avons développé notre propre plateforme d’intelligence collective : ECDYS OpenLab™. Nous avons fait en sorte que cette plateforme aille au-delà de la simple phase d’idéation et permette un parcours complet depuis l’exploration jusqu’à l’incubation des projets. Nous avons veillé à que cet outil soit le plus évolutif possible, qu’il s’adapte à de nombreux cas d’usage et enrichisse plutôt que contraigne la méthode choisie. Nous avons soigné l’ergonomie tant pour le participant de base que pour l’équipe chargée de conduire le projet et de configurer la plateforme pour en exploiter tout le potentiel.

Nous collaborons avec tous les cabinets de conseil et les équipes de conduite du changement à l’intérieur des entreprises pour mettre à leur service notre outil et notre expérience.

Nous proposons une expérience de conduite de « transformation augmentée » dont l’efficacité surpasse les approches traditionnelles.

Pour en savoir plus, contactez-moi : herve.leroy@ecdys.com

www.ecdys.com